Zašto dobar softver neće spasiti loše procese

Svaki put kad se poslovanje muči s neorganiziranošću, propuštenim rokovima ili sporim rastom, događa se predvidiv potez:

Kupnja novog alata. Novi CRM. Nova aplikacija za upravljanje projektima. Sjajna platforma za automatizaciju. Nadzorna ploča koja "napokon" prikazuje sve na jednom mjestu.

Zvuči logično. Zvuči proaktivno. Zvuči kao napredak.

Ali evo neugodne istine: dobar softver ne može spasiti loše procese. Zapravo, dobar softver će ih razotkriti brže nego ikad.

Ako se oslanjate na bolje alate da popravite loše sustave, ne rješavate problem. Uvećavate ga.

Ajmo ovo jasno i temeljito raščlaniti, kako biste konačno izgradili strukturu koja vašem poslovanju treba za rast.

Zašto se kupnja softvera čini kao napredak (a najčešće nije)

Novi softver aktivira duboku psihološku petlju:

• Nada: "Ovo je alat koji će sve promijeniti"

• Uzbuđenje: "Pogledaj koliko opcija ima!"

• Aktivnost: "Ajmo ga odmah postaviti!"

Stvara iluziju napretka, bez neugodnog posla suočavanja s pravim uzrocima problema.

Softver obećava brzinu. Vašem poslovanju ponajprije treba jasnoća.
Većina poduzeća nema tehnološki problem. Imaju problem s procesima. S procedurama. S donošenjem odluka.

A softver ne može riješiti ono što niste još u početku dobro isplanirali.

Što se događa kad dobar softver uparite s lošim procesima

Kada implementirate alat bez da ste prethodno sredili temeljni sustav, obično se dogodi sljedeće:

• Nepovezanost: Ljudi koriste alat na potpuno različite načine.

• Zbrka: Nitko ne zna koji su "pravi" koraci.

• Dupli unos: Zadaci se unose dvaput, preskaču ili zaborave.

• Preopterećenje: Više vremena se troši na upravljanje alatom nego na sam posao.

• Frustracija: Moral pada jer se ništa ne čini boljim, samo se sve čini užurbanijim.

Tehnologija pojačava ono što već postoji unutar vašeg poslovanja.

Ako ste bili neorganizirani u manualnom radu, bit ćete neorganizirani i u digitalnom. Ako ste bili jasni prilikom manualnog rada, tehnologija će vam pomoći da se krećete brže.

Ali jasnoća mora doći prva.

Uvijek.

Kako izgledaju dobri procesi (prije nego što uvedete softver)

Prije nego što odaberete ijedan alat, morate imati sljedeće:

Jasno definirani procesi

• Što se događa, korak po korak?

• Tko je zadužen za svaki korak?

• Što pokreće prelazak na sljedeći korak?

Ako ne možete odgovoriti na ta pitanja na ploči ili papiru, niste spremni za novi alat.

Procesi definiraju što se treba dogoditi.

Softver bi trebao samo ubrzati te korake, a ne nagađati što oni jesu.

Jasne uloge i odgovornosti

• Tko pokreće?

• Tko pregledava?

• Tko odobrava?

• Tko prati?

Bez vlasništva, zadaci samo plutaju unutar alata.

Ako vaš tim ne zna tko je za što odgovoran, nijedan softver to neće riješiti.

Dobri procesi dodjeljuju akciju. Ne pretpostavljaju da će se "netko pobrinuti za to".

Standardne operativne procedure (SOP-ovi)

Procesi definiraju "što".

SOP-ovi definiraju "kako".

Svaki važniji proces treba:

• Upute korak po korak

• Jasne primjere

• Predloške ili reference

Bez SOP-ova, vaš će tim različito tumačiti što treba učiniti. To narušava dosljednost. Zbunjuje nove članove tima. Frustrira klijente.

Softver ne može odlučiti proceduru umjesto vas. To najprije morate definirati sami.

Zdravi komunikacijski tokovi

Komunikacija, ne samo zadaci, treba imati svoj proces.

• Kako se dijele ažuriranja?

• Gdje se traže odobrenja?

• Kako se dokumentiraju povratne informacije?

Ako vaš tim nagađa gdje postaviti pitanje ili dati ažuriranje, procesi nisu spremni za rast.

Alati ne mogu nadoknaditi praznine u komunikaciji. Samo ih brže razotkrivaju.

Dobri procesi stvaraju komunikacijske rutine. Ne kaos.

Zašto dobar softver nakon implementacije često djeluje razočaravajuće

Zato što ljudi očekuju da će softver stvoriti strukturu.

Neće.

Dobar softver podržava strukturu. Ne izmišlja je umjesto vas. Ako uvedete alat za upravljanje projektima bez da ste riješili:

• nejasne isporuke,

• slabu odgovornost,

• nedostajuće rokove,

• nedosljedne prijenose zadataka…

…samo kupujete brži način da gledate kako projekti propadaju.

Softver nije kriv. Kriv je loš proces.

Što je zapravo svrha softvera

Kada se ispravno koristi, softver bi trebao:

• Ubrzati ručni rad (ne definirati ga),

• Poboljšati preglednost nad procesima (ne stvarati ih),

• Predložiti ponovljivost (ne izmišljati standarde),

• Ukloniti uska grla gdje već postoje jasni procesi.

Drugim riječima: softver je vozilo, a ne cesta. Cesta (vaši procesi) mora biti postavljena prva, i to glatka, sigurna i dobro mapirana.

Kako popraviti loše procese (prije nego što se uhvatite za novi alat)

Ako ste već duboko u frustraciji zbog alata i tehnologije, niste jedini.
Evo kako krenuti prema rješenju:

Korak 1: Napravite reviziju postojećih procesa

• Što funkcionira?

• Što se lomi?

• Gdje dolazi do kašnjenja?

• Gdje je nejasna odgovornost?

Ne možete popraviti ono što jasno ne vidite.
Prvo mapirajte stvarno stanje, koliko god bilo ružno.

Korak 2: Svedite sve na suštinu

• Koji je cilj ovog procesa?

• Što je stvarno potrebno?

• Što je višak?

Jednostavnost se može nadograđivati. Složenost guši.
Uklonite svaki nepotreban korak.

Korak 3: Razjasnite uloge i odluke

Svaki proces mora imati:

• Jasne vlasnike,

• Definirane odluke,

• Jednostavne putove odobrenja.

Bez nagađanja. Ako je nejasno, pokvareno je.

Korak 4: Dokumentirajte (makar ugrubo)

Ne treba vam savršen priručnik.
Ali trebate:

• Točke s glavnim koracima,

• Jednostavne dijagrame ili tijekove,

• Jasna pravila komunikacije.

Krenite od onoga gdje jeste. Unapređujte s vremenom. Nekakva mapa je bolja od nikakve.

Korak 5: Tek tada odaberite ili prilagodite alate

Sada kada imate jasnoću, ponovno pogledajte svoj softverski sustav.

• Podržava li ovaj alat naše jasne procese?

• Koristimo li 20% alata za 80% potreba?

• Stvaramo li nove probleme preklapanjem previše alata?

Prilagodite alat procesu, a ne obrnuto.

Što mi radimo u Propriumu (i zašto to funkcionira)

U Propriumu ne počinjemo s pitanjem: "Koju aplikaciju trebate?"

Počinjemo s:

• Kako vaše poslovanje danas funkcionira?

• Što je nejasno ili ne radi?

• Što je neupitno za vašu sljedeću razinu rasta?

Pomažemo vam očistiti kuću prije nego što je ukrasite sjajnim alatima.
Jer tvrtke koje rastu održivo ne jure za softverom. One najprije grade procese. Onda ih pametno nadograđuju.
Softver je samo alat.
Vaši procesi su motor.

A mi u Propriumu gradimo motore koji rade.

Završna misao: Ne kupujte brzinu prije nego što kupite jasnoću

Ne možete kupiti izlaz iz loših procesa. Ne boljim softverom. Ne većim timovima. Ne skupljom automatizacijom. Ako su vam procesi loši, nijedna aplikacija to neće popraviti.

Ali ako su vaši procesi čisti, jasni i strateški? Softver će tada djelovati kao raketno gorivo.
Pojačat će ono što je već dobro.
Ubrzat će ono što je već stabilno.
Učinit će rast glatkim, a ne stresnim.

Pravi posao nije postaviti još jedan alat.
Pravi posao je postaviti poslovanje da bude spremno za ono što dolazi.

Tako napredujete bez da izgubite razum, reputaciju ili slobodu.

I tako napokon gradite posao koji radi za vas, a ne protiv vas.