Prestanite žuriti s automatizacijom dok prvo ne popravite ovo

Kad ste zatrpani ručnim zadacima, lako je povjerovati da je automatizacija čarobno rješenje. Namjestite nekoliko automatizacija, posložite workflowe, spojite CRM i, bum, odjednom ste "slobodni".

Osim što… ne ide baš tako. Ako vam je poslovanje već neuredno, automatizacijom ćete ga učiniti još neurednijim, i to brže. Automatizacija samo povećava ono što već postoji. A ako je ono što postoji nejasno, kaotično ili polovično dokumentirano? To je kao da stisnete gas na automobilu kojem nedostaju kotači.

Prije nego što se bacite na automatizaciju, prvo morate srediti temelje. Hajdemo pričati što to zapravo znači.

Zašto automatizacija bez strukture uvijek propada

Automatizacija sama po sebi nije rješenje.

Ona je pojačivač. Ubrzava procese, ponašanja i odluke koje već imate. Ako imate jasan, strukturirani proces, automatizacija će ga učiniti još bržim i učinkovitijim. Ako nemate proces, ako su predaje zadataka nejasne, a komunikacija kaotična?

Automatizacija će samo ubrzati kaos.

Kroz svoj rad s tvrtkama svih veličina — od startupa do timova s više od 50 ljudi — ovo sam viđala iznova i iznova:

• Timovi prvo kupe softver.

• "Postave automatizacije."

• I onda... ništa se zapravo ne popravi.

Jer sama automatizacija ne može:

• Popraviti slomljene procese.

• Riješiti nejasne uloge.

• Ispraviti lošu komunikaciju.

• Kreirati strateški workflow.

Štoviše, automatizacija samo još jasnije pokazuje te pukotine i čini ih bolnijima. Automatizacija je posljednji korak optimizacije, a ne prvi.

Što prvo morate riješiti: četiri ključna elementa

Prije nego što uopće pomislite na automatizaciju, ove četiri komponente moraju postojati i biti uređene:

Mapirani procesi

Morate jasno razumjeti kako vam posao funkcionira.

• Kako dolaze leadovi?

• Što se događa kad novi klijent potpiše?

• Kako se dodjeljuju projekti?

• Koji je put od "zadatak kreiran" do "zadatak završen"?

Mapiranje procesa možda nije najuzbudljiviji zadatak, ali doslovno može spasiti vaš posao. Ako ne znate korake, ne možete ih automatizirati. A ako ih vaš tim ne zna, ne mogu ih ni slijediti — automatizirano ili ne.

Realnost: Ako ne možete nacrtati svoj proces na papiru u 10 minuta, niste spremni za automatizaciju.

Jasne procedure

Procesi su "što". Procedure su "kako".
Trebate dokumentirane upute za:

• Kako se obavljaju zadaci.

• Koji se predlošci koriste.

• Koje standarde treba zadovoljiti.

Bez jasnih procedura, svaki član tima (ili softver) izvodit će zadatke na svoj način.

A to dovodi do:

• Nekonzistentne kvalitete

• Nepotrebno ponovljenog rada i kašnjenja

• Zbunjenih klijenata

Automatizacija ne standardizira kvalitetu — samo jasne procedure to mogu.

Realnost: Ako ne možete nekom predati zadatak i biti sigurni da će biti ispravno obavljen, još nemate usustavljenu proceduru.

Čvrsti protokoli

Protokoli su vaši planovi "što ako".

• Što ako klijent ne plati?

• Što ako projekt kasni?

• Što ako ključni član tima nije dostupan?

Automatizacija često pada na prvoj neočekivanoj situaciji. Ako nemate jasne protokole, automatizacije će vam pucati, a nitko neće znati što dalje.

Protokoli stvaraju otpornost. Nisu birokracija, već pametno rješenje. Oni su ono što vas održava mirnima kad stvari krenu po zlu.

Realnost: Ako vam automatizacija zakaže i trebaju vam tri sastanka da odlučite što dalje, nemate prave protokole.

Vlasništvo i odgovornosti

Svaki korak u svakom procesu mora imati svog vlasnika. Automatizacija može prebacivati zadatke, slati obavijesti, ažurirati podatke, ali ne može misliti, rješavati probleme ni voditi.

Bez jasne distribucije odgovornosti:

• Zadaci padaju te nestaju "između pukotina."

• Osjećaj za odgovornost nestaje.

• Automatizacija stvara još više zabune.

Ljudi moraju znati:

• Tko je odgovoran?

• Tko odobrava?

• Tko eskalira probleme?

Bez vlasništva, čak i najbolja automatizacija postaje besmislena.

Realnost: Ako svi "otprilike znaju" da bi nešto trebalo obaviti, to znači da nitko neće.

Što se događa kad prvo sredite temelje

Ako najprije izgradite snažne procese, procedure, protokole te uredite odgovornosti, onda automatizacija donosi pravo olakšanje:

• Zadaci teku glatko, bez preskakanja koraka.

• Svatko zna za što je odgovoran.

• Standardi ostaju dosljedni čak i dok rastete.

• Greške se drastično smanjuju.

• Automatizacija vam oslobađa vrijeme jer rješava "mehaničke dijelove", a ne razmišljanje.

I što je najvažnije — imate povjerenje u svoj sistem. Nije to skup improvizacija, nego čvrsto izgrađena struktura. Kao što nećete graditi neboder na pijesku, tako nećete graditi rastuću i napredujuću automatizaciju na klimavim temeljima.

Kako znati jeste li spremni za automatizaciju

Brzi self-check:

DA, spremni ste za automatizaciju ako:

• Možete jasno opisati procese od početka do kraja.

• Vaš tim poznaje i slijedi standardne procedure.

• Imate protokole za kad stvari pođu po zlu.

• Svaki važan zadatak ima jasnog vlasnika, a ne "timsku odgovornost".

NE, još niste spremni ako:

• Još uvijek mijenjate korake svaki tjedan.

• Ne možete jasno objasniti kako posao teče kroz vašu tvrtku.

• Ljudi vas stalno pitaju kako riješiti osnovne situacije.

• Projekti "zapnu" i nitko ne zna tko bi trebao reagirati.

Ako još niste spremni, automatizacija nije vaš idući korak.
Prvi korak je mapiranje, dokumentiranje i čišćenje procesa.

Prestanite romantizirati automatizaciju. Počnite poštovati sustave.

Automatizacija sama po sebi ne donosi slobodu. Sistemi stvaraju slobodu. Automatizacija podržava sisteme. Ako automatizirate bez strukture, nećete si kupiti vrijeme. Kupit ćete si brže pogreške.

U svakom zdravom poslovanju:

• Prvo dolaze sustavi.

• Onda dolazi automatizacija.

• Onda dolazi poslovni napredak.

Ako niste spremni napraviti "neglamurozan" posao oko temelja, nijedan alat, softver niti AI bot neće vas spasiti.

Sloboda se gradi disciplinom, a ne lijepim dashboardovima.

Kako to radimo u Propriumu

U Propriumu nikad ne počinjemo pitanjem "Koji alat ćemo koristiti?"

Počinjemo pitajući:

• Što se stvarno događa u vašem poslovanju danas?

• Gdje se stvari raspadaju?

• Što bi se trebalo događati umjesto toga?

• Kako prvo izgraditi otporan proces?

Tek nakon što postavimo jasne procese, uloge i pametne protokole, tek tad pričamo o automatizaciji. Jer naš cilj nije "samo ubrzati zadatke". Naš cilj je učiniti da vaše poslovanje prodiše, bez da ga teglite na leđima.

A to je ono što pametni sistemi rade.

Završna misao: izgradite stroj prije nego što stisnete gumb

Ako iz ovog članka sa sobom možete ponijeti samo jedno, neka to bude:
Nemojte automatizirati procese kako biste pobjegli od posla. Automatizirajte kad ste stvarni posao već napravili.

Prvo sredite temelje. Vaše buduće ja, s više vremena, više energije i poslovanjem koje zaista napreduje, bit će vam zahvalno. Počnite tako što ćete ovaj tjedan mapirati jedan ključni proces. Ne morate sve automatizirati odjednom, ali morate svjesno početi uređivati stvari. Sloboda ne nastaje ubrzanim kaosom. Sloboda nastaje na boljim sistemima. A kad su ti sistemi čvrsti? Automatizacija napokon postaje ono što bi i trebala biti — moćan i nadogradiv alat.